為利同學持續提出申請，琢玉計畫部分採「隨到隨審」之獎助金項目，暑假期間申請系統仍維持開放。

惟因暑假期間行政作業與審查流程調整，相關申請案件將自115 年 9 月 1 日起 陸續彙整並進行審查作業。請同學留意，暑假期間完成送件並不代表將立即審查、通知或核發。

一、暑假期間申請與審查時程

暑假期間，符合資格之同學仍可依需求填寫申請表並上傳相關資料。

本中心將於115 年 9 月 1 日起，依送件順序、資料完整度、經費與名額狀況及校內行政流程，分批彙整審查。

請同學留意：

• 暑假期間申請系統維持開放。

• 暑假期間送出申請後，原則上不會立即進行審查。

• 9 月 1 日起將依行政流程陸續彙整辦理。

• 實際完成時間將依送件量、資料完整度及校內流程略有不同。

二、關於「送出通知後，為什麼沒有收到回信？」

同學完成線上送件後，主動寄信或透過 LINE 官方帳號通知行政窗口，主要目的為協助行政端留存送件紀錄，並作為後續彙整、查核與比對之依據。

惟因暑假期間申請案件將集中於115年 9 月 1 日起後陸續彙整處理，且承辦端需配合校內系統查核、資料比對及行政流程辦理，故不會逐筆即時回覆「已收到」或逐案登入系統確認。

也就是說：

• 同學主動通知後，代表已留下送件輔助紀錄。

• 未立即收到人工回覆，不代表申請未被受理。

• 後續若資料有缺漏、系統查無紀錄或需補件，承辦窗口將另行通知。

• 審核通過及確認入款後，皆會以 Email 通知申請人。

請同學務必自行留存送件相關證明，以利後續如需查核時使用。

三、送出成功畫面請務必截圖保存

近期發現部分同學反映已完成線上送件，但行政端系統未能順利查詢或接收申請紀錄。此情形可能與系統讀取、文字格式、特殊符號、表單資料傳送異常等因素有關。

為避免影響後續案件確認，請同學於完成線上申請並送出表單後，務必截圖保存「送出成功」畫面。

建議截圖內容包含：

• 申請表單送出成功畫面

• 畫面中應顯示已填寫完成之資料或確認資訊

• 送出日期與時間

• 申請項目或相關確認資訊（如畫面有顯示）

📌 特別提醒：
若送出後畫面呈現空白、資料未顯示，或未出現明確送出成功資訊，原則上可能代表表單未成功送出。請同學務必重新確認，或主動聯繫行政窗口。

為降低系統讀取異常情形，填寫表單時建議避免使用特殊符號、表情符號、罕見字元，或從其他文件直接複製含有格式的文字。若需貼上文字，建議先轉為純文字後再填入表單。

四、完成送件後仍請主動通知行政窗口

完成線上送件後，請同學主動透過 Email 或 LINE 官方帳號通知行政窗口，以利後續彙整與比對。

通知格式如下：

📌 信件主旨（請務必依格式填寫）

【琢玉計畫｜送件完成通知】姓名／學號／申請項目/送出日期

📍範例：
【琢玉計畫｜送件完成通知】王小明／110123456／安心學習獎助金/2001年1月1日

如有「送出成功」畫面截圖，請自行妥善留存並同時將截圖附在email裡；若後續系統查詢有疑義，該截圖可作為輔助確認依據。

再次提醒，主動通知係作為行政彙整與查核輔助紀錄，承辦端不會逐筆即時回覆確認。若資料有疑義、缺漏或需補件，將另行通知。

五、申請次數與受理原則

採隨到隨審之項目，原則上每人每月以申請 1 次為上限。惟此為行政受理上限，並不代表每位同學每月皆可固定申請或核發一次。

實際受理與審查仍將依下列原則辦理：

• 當期經費與名額狀況

• 申請資料是否完整

• 申請項目是否符合規定

• 是否已有相同或類似項目申請紀錄

• 資源公平分配原則，並以尚未申請或尚未獲得相關補助之同學為優先考量

若當月名額或經費用罄，或因資源分配考量無法於當批次辦理，案件將視情況順延、保留或另行通知。

六、重要提醒

請同學務必留意以下事項：

1. 暑假期間申請系統維持開放，但審查作業將自115年 9 月 1 日 起陸續辦理。

2. 送出申請後請截圖保存「送出成功」畫面。

3. 若送出後畫面為空白或未顯示填寫資料，請重新確認是否成功送出。

4. 完成送件後，請主動依格式通知行政窗口。

5. 主動通知不代表承辦端會逐筆即時回覆確認。

6. 若資料有缺漏、系統查無紀錄或需補件，將另行通知。

7. 審核通過及確認入款後，皆會以 Email 通知申請人。

如有申請相關疑問，歡迎透過 LINE 官方帳號或 Email 洽詢。